Etkinlik sektöründe büyüklük uzun süredir başarı göstergelerinden biri. Daha fazla konuşmacı, daha fazla paralel oturum, daha geniş sergi alanı ve daha yoğun program, organizasyonun değerini anlatmak için sık kullanılan ölçütler arasında. Ancak etkinlikler büyüdükçe başka bir sorun daha görünür hale geliyor. Katılımcının aynı hızda büyümeyen bir kaynağı var, dikkati.
Bir kongrenin yüzlerce oturum sunması güçlü bir içerik vaadi yaratabilir. Fakat katılımcı açısından aynı anda gerçekleşen çok sayıda seçenek, değeri artırmak yerine seçim yükünü de büyütebilir. PCMA Foundation ve Steelcase Event Experiences tarafından gerçekleştirilen katılımcı davranışı araştırması, çok fazla seçeneğin bazı durumlarda katılımcıları bunaltabildiğini ve karar verme güçlüğü yaratabildiğini ortaya koyuyor.
Program Büyüdükçe Etkinliğin Kendi İçinde Rekabet Başlıyor
Bir etkinlikte aynı anda üç güçlü oturum, bir networking buluşması ve sponsor aktivasyonu gerçekleşiyorsa katılımcı bunların tamamından yararlanamıyor. Bu noktada organizasyon yalnızca dışarıdaki rakip etkinliklerle değil, kendi programının farklı parçalarıyla da rekabet etmeye başlıyor. Sorun daha fazla içerik sunmak değil. Sorun, içerik miktarının katılımcının onu işleyebileceği kapasitenin önüne geçmesi.
PCMA ve Steelcase’in Convening Leaders üzerinde gerçekleştirdiği saha araştırmasında da programın yüzlerce konuşmacı ve oturumla doldurulmasının katılımcılar için her zaman ideal olmadığı vurgulanıyor. Araştırmanın önemli sonuçlarından biri, katılımcıların yalnızca sahnedeki konuşmacılardan değil, birbirlerinden de öğrendiği ve bu nedenle program içinde bilinçli boşluklara ihtiyaç duyulduğu yönünde.
Bu, etkinlik tasarımında basit görünen ama önemli bir soruyu gündeme getiriyor: Her boşluk gerçekten doldurulmalı mı?
Networking İçin Önce Boş Zaman Gerekiyor
Sektörün en sık kullandığı kavramlardan biri “networking”. Ancak networking kendiliğinden ortaya çıkan bir sonuç değil. Katılımcının sabah erken saatlerden akşama kadar arka arkaya oturumlara yönlendirildiği bir programda yeni insanlarla anlamlı bağlantı kurması için gereken zaman giderek daralıyor. PCMA’nın etkinlik tasarımı çalışmalarında da networking için fiziksel alan yaratmanın tek başına yeterli olmadığı, programda bu bağlantıların kurulmasına izin verecek boşlukların bulunmasının önemli olduğu belirtiliyor.
Bu durum organizatörler açısından küçük bir paradoks yaratıyor. Daha fazla içerik eklemek katılımcıya daha fazla değer sunuyormuş gibi görünebilirken, programı sürekli yoğunlaştırmak etkinliklerin en önemli değerlerinden biri olan yüz yüze bağlantıları zayıflatabilir. Nitekim sektör araştırmalarında katılımcılar networking’i etkinliklere geri dönme nedenlerinden biri olarak gösterirken, organizatör ekiplerinin önemli bir bölümünün networking deneyimini aktif biçimde yönetmediği görülüyor.
Daha Fazla Seçenek Her Zaman Daha Fazla Değer Değil
Etkinlik sektörünün önündeki sorun içerik eksikliği değil, içerik bolluğunun nasıl yönetileceği olabilir. Büyük programların tamamen küçültülmesi gerekmiyor. Ancak her katılımcıya aynı programı sunmak yerine farklı ihtiyaçlara göre yönlendirilmiş deneyimler tasarlamak giderek daha önemli hale geliyor. PCMA’nın etkinlik tasarımı araştırmaları da kişiselleştirmenin ve katılımcının kendi yolculuğunu daha kolay kurabilmesinin unutulmaz deneyimler açısından kritik hale geldiğine işaret ediyor.
Bu noktada teknoloji ve yapay zekâ da gerçek bir işlev kazanabilir. Yüzlerce oturumun bulunduğu bir etkinlikte katılımcıya daha fazla seçenek göstermek yerine, sektörüne, pozisyonuna ve katılım amacına göre daha sınırlı ve anlamlı bir program önermek çok daha değerli olabilir. Geleceğin etkinlik teknolojisinin başarısı belki de daha fazla içerik üretmesinden değil, mevcut içeriğin gürültüsünü azaltmasından geçecek.
Başarıyı Oturum Sayısıyla Ölçmek Yetmeyebilir
Etkinlik sektörünün gelecek dönemde en fazla düşünmesi gereken konulardan biri başarı ölçümü olabilir. Kaç oturum düzenlendiği, kaç konuşmacının sahneye çıktığı veya kaç kişinin kayıt yaptırdığı hâlâ önemli göstergeler. Ancak bunların hiçbiri katılımcının etkinlikten ne kadar değerle ayrıldığını tek başına göstermiyor.
Bir etkinliğin gerçek başarısı belki de katılımcının kaç sunuma girdiğiyle değil, kaç fikri hatırladığı, kaç anlamlı bağlantı kurduğu ve birkaç gün sonra hangi deneyimleri anlatmaya devam ettiğiyle ölçülmeli. Etkinlikler büyümeye devam edecek. Fakat sektörün yeni kıt kaynağı metrekare değil, katılımcının dikkati.
